1. Dane w Systemie POL-on są aktualizowane, archiwizowane i usuwane przez podmiot, który je wprowadził.
2. Podmiot, o którym mowa w art. 343 ust. 2–4, art. 344 ust. 2, art. 345 ust. 2, art. 346 ust. 4–5, art. 347 ust. 3, art. 348 ust. 2 oraz art. 349 ust. 2, systematycznie aktualizuje dane w Systemie POL-on. Za prawidłowość i rzetelność danych oraz terminowość ich wprowadzania do Systemu POL-on odpowiada osoba kierująca danym podmiotem.
3. W przypadku wprowadzenia do Systemu POL-on danych nieprawidłowych, nierzetelnych lub ich nieterminowego wprowadzenia, minister może wstrzymać przekazywanie środków finansowych, o których mowa w art. 365 pkt 1 lit. a–c, pkt 2 lit. a–d i pkt 2a, do czasu usunięcia tych nieprawidłowości.
4. Osoba kierująca podmiotem składa w Systemie POL-on oświadczenie potwierdzające, że dane wprowadzone przez nią do baz danych, o których mowa w art. 342 ust. 3, są zgodne ze stanem faktycznym. Oświadczenie dotyczące baz danych, o których mowa w art. 342 ust. 3 pkt 1–7, składa się do dnia 31 stycznia według stanu na dzień 31 grudnia.
5. Dostęp do danych zawartych w Systemie POL-on, o których mowa w art. 342 ust. 3 pkt 1–3 i 8, przysługuje Prezesowi Głównego Urzędu Statystycznego w zakresie wynikającym z przepisów o statystyce publicznej.