1. Dokumentami, na podstawie których przetwarza się dane osobowe lub dane o podmiotach zbiorowych, są:
1) karta rejestracyjna;
2) zawiadomienie o zmianach ewidencyjnych, zwane dalej „zawiadomieniem”;
3) zawiadomienie dotyczące podmiotu zbiorowego;
4) zawiadomienie o skazaniu przez sąd państwa obcego, o zastosowaniu późniejszych środków oraz informacje związane z tym skazaniem.
2. Kartę rejestracyjną sporządza sąd pierwszej instancji niezwłocznie po uprawomocnieniu się orzeczenia wydanego wobec osoby, o której mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1–7, lub wobec podmiotu zbiorowego, o którym mowa w art. 1 ust. 3.
3. Zawiadomienie jest sporządzane przez:
1) organ wykonujący orzeczenie w postępowaniu karnym w sprawach o przestępstwa i przestępstwa skarbowe oraz w sprawach nieletnich;
2) sąd orzekający o tymczasowym aresztowaniu wykonywanym w zakładzie leczniczym lub umieszczeniu nieletniego w schronisku dla nieletnich;
3) sąd wydający postanowienie o poszukiwaniu listem gończym;
4) prokuratora wydającego postanowienie o poszukiwaniu listem gończym lub o uchyleniu tymczasowego aresztowania.
4. Zawiadomienie dotyczące podmiotu zbiorowego sporządza organ wykonujący orzeczenie w postępowaniu karnym w sprawach o przestępstwa i przestępstwa skarbowe.
5. Zawiadomienie o skazaniu przez sąd państwa obcego, o zastosowaniu późniejszych środków oraz informacje związane z tym skazaniem sporządza i przesyła właściwy organ państwa obcego.
6. Zawiadomienia o skazaniu, o zastosowaniu późniejszych środków oraz informacje związane z tym skazaniem przesyłane przez organy centralne państw członkowskich Unii Europejskiej przekazywane są za pośrednictwem systemu ECRIS, chyba że nie będzie to możliwe z przyczyn technicznych.