Art. 19 [Udzielanie informacji z Rejestru na zapytanie i wniosek; Wymogi formalne zapytań i wniosków, w tym forma elektroniczna i podpisy]

1. Informacji o osobie na podstawie zgromadzonych w Rejestrze danych osobowych udziela się na zapytanie podmiotów wymienionych w art. 6 ust. 1 lub na wniosek osoby, o której mowa w art. 7 ust. 1.

1a. Informacji o podmiocie zbiorowym na podstawie danych o tym podmiocie zgromadzonych w Rejestrze udziela się na zapytanie podmiotów wymienionych w art. 6 ust. 1 pkt 1, 4–9, 11 i 13 lub na wniosek podmiotu, o którym mowa w art. 7 ust. 2.

1aa. Podmioty wymienione w art. 6 ust. 1 pkt 4–7 i 8 mogą uzyskiwać informacje o osobie i informacje o podmiocie zbiorowym na podstawie danych zgromadzonych w Rejestrze także na żądanie.

1b. Zapytania i wnioski, o których mowa w ust. 1 i 1a, mogą być składane pisemnie albo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a żądania, o których mowa w ust. 1aa, są składane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

1c. Przepisu ust. 1b nie stosuje się do zapytań przekazywanych do Rejestru za pośrednictwem systemu ECRIS.

2. Zapytanie o udzielenie informacji o osobie powinno zawierać:

1) nazwisko, w tym także przybrane, imiona, nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców, nazwisko rodowe matki, miejsce zamieszkania, obywatelstwo lub obywatelstwa albo informację o tym, że osoba jest bezpaństwowcem albo jej obywatelstwo jest nieznane oraz numer PESEL, a w przypadku jego nieposiadania przez osobę, której zapytanie dotyczy, numer paszportu albo innego dokumentu stwierdzającego tożsamość;

2) określenie rodzaju i zakresu danych o osobie, które mają być przedmiotem informacji;

3) wskazanie postępowania, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania danych o osobie;

4) nazwę podmiotu kierującego zapytanie;

5) datę wystawienia;

6) podpis sędziego, prokuratora albo uprawnionej osoby lub organu podmiotu kierującego zapytanie.

2a. Zapytanie o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym powinno zawierać:

1) oznaczenie podmiotu zbiorowego oraz jego siedziby;

2) określenie rodzaju i zakresu danych o podmiocie zbiorowym, które mają być przedmiotem informacji;

3) wskazanie postępowania, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania danych o podmiocie zbiorowym;

4) nazwę podmiotu kierującego zapytanie;

5) datę wystawienia;

6) podpis sędziego, prokuratora albo uprawnionej osoby lub organu podmiotu kierującego zapytanie.

2b. Przepisu ust. 2 nie stosuje się do zapytań przekazywanych przez organy, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 11–13. Zapytanie takie powinno zawierać dane pozwalające na identyfikację osoby, której ono dotyczy.

2c. Zapytanie o udzielenie informacji o osobie oraz zapytanie o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym składane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

3. Wniosek osoby, o której mowa w art. 7 ust. 1, o udzielenie informacji z Rejestru zawiera: nazwisko, w tym także przybrane, imiona, nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców, nazwisko rodowe matki, miejsce zamieszkania, obywatelstwo lub obywatelstwa albo informację o tym, że osoba jest bezpaństwowcem albo jej obywatelstwo jest nieznane oraz numer PESEL i podpis wnioskodawcy. W przypadku nieposiadania numeru PESEL wniosek powinien zawierać numer paszportu albo innego dokumentu stwierdzającego tożsamość. Wniosek podmiotu zbiorowego, o którym mowa w art. 7 ust. 2, zawiera oznaczenie tego podmiotu i jego adres oraz podpis osoby uprawnionej do reprezentowania wnioskodawcy. Jeżeli we wniosku nie określono rodzaju i zakresu danych, które mają być przedmiotem informacji, informacja ta zawiera odpis wszystkich zapisów dotyczących wnioskodawcy zamieszczonych na kartach rejestracyjnych i zawiadomieniach.

3a. Wniosek osoby, o której mowa w art. 7 ust. 1, o udzielenie informacji z Rejestru oraz wniosek podmiotu zbiorowego, o którym mowa w art. 7 ust. 2, składany za pośrednictwem systemu teleinformatycznego opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

4. Jeżeli zapytanie lub wniosek nie spełniają wymogów, o których mowa w ust. 2, 2a, 2c, 3 lub 3a, wzywa się pytającego lub wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 14 dni, z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie zapytania lub wniosku bez rozpoznania, chyba że braki dotyczą wyłącznie okoliczności, o których mowa w ust. 2 pkt 1, a tożsamość osoby, której zapytanie dotyczy, nie budzi wątpliwości.

5. Jeżeli zapytanie, o którym mowa w ust. 2b, nie zawiera danych pozwalających na identyfikację osoby, której dotyczy, zapytanie takie zwraca się ze wskazaniem przyczyny zwrotu.