Art. 23 [Wniosek o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych i wymagane dane; Rejestr centralny świadczeń rodzinnych i udostępnianie danych]

1. Ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych oraz ich wypłata następują odpowiednio na wniosek małżonków, jednego z małżonków, rodziców, jednego z rodziców, opiekuna faktycznego dziecka, opiekuna prawnego dziecka, opiekuna tymczasowego dziecka, opiekuna dziecka wskazanego przez władze kraju pochodzenia, rodziny zastępczej, osoby prowadzącej rodzinny dom dziecka, dyrektora placówki opiekuńczo-wychowawczej, dyrektora regionalnej placówki opiekuńczo-terapeutycznej albo dyrektora interwencyjnego ośrodka preadopcyjnego osoby uczącej się, pełnoletniej osoby niepełnosprawnej lub innej osoby upoważnionej do reprezentowania dziecka lub pełnoletniej osoby niepełnosprawnej, a także osób, na których zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy ciąży obowiązek alimentacyjny.

1a. Wniosek o ustalenie prawa do świadczenia pielęgnacyjnego na dziecko umieszczone w pieczy zastępczej może złożyć wyłącznie odpowiednio rodzina zastępcza, osoba prowadząca rodzinny dom dziecka, dyrektor placówki opiekuńczo-wychowawczej, dyrektor regionalnej placówki opiekuńczo-terapeutycznej albo dyrektor interwencyjnego ośrodka preadopcyjnego.

2. Wniosek składa się w urzędzie gminy lub miasta właściwym ze względu na miejsce zamieszkania osoby, o której mowa w ust. 1.

2a. Informacje przedstawione we wniosku składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”. Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań.

3. Wniosek powinien zawierać dane dotyczące:

1) osoby występującej o przyznanie świadczeń rodzinnych, w tym: imię, nazwisko, datę urodzenia, adres miejsca zamieszkania, stan cywilny, obywatelstwo, płeć, numer PESEL, a w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL – numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz, o ile je posiada – adres poczty elektronicznej i numer telefonu;

2) dzieci pozostających na utrzymaniu osoby, o której mowa w ust. 1, w tym: imię, nazwisko, datę urodzenia, stan cywilny, numer PESEL, a w razie gdy nie nadano numeru PESEL – numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość;

2a) odpowiednio placówki opiekuńczo-wychowawczej, regionalnej placówki opiekuńczo-terapeutycznej albo interwencyjnego ośrodka preadopcyjnego, w zakresie nazwy, adresu oraz numerów NIP i REGON – w przypadku gdy wnioskodawcą jest dyrektor tej placówki albo ośrodka;

3) innych osób, podane przez osobę ubiegającą się o przyznanie świadczeń rodzinnych.

3a. Wniosek i załączniki do wniosku określone w ust. 4 mogą być składane drogą elektroniczną za pomocą systemu teleinformatycznego utworzonego przez ministra właściwego do spraw rodziny lub systemu teleinformatycznego wskazanego w informacji zamieszczonej na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw rodziny po uzgodnieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji.

3b. Wniosek i załączniki do wniosku określone w ust. 4 w postaci elektronicznej mogą być składane za pomocą:

1) systemu, o którym mowa w ust. 6a, po zastosowaniu zapewnionych w systemie sposobów potwierdzenia pochodzenia oraz integralności przesłanych danych;

2) systemu teleinformatycznego wskazanego w informacji zamieszczonej na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw rodziny po uzgodnieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, po opatrzeniu ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

3c. Jeżeli osoba ubiegająca się o świadczenia rodzinne nie może złożyć w formie dokumentu elektronicznego zaświadczenia wymaganego dla potwierdzenia faktów lub stanu prawnego lub innego dokumentu niezbędnego w postępowaniu w sprawie o świadczenia rodzinne, osoba ubiegająca się o świadczenia rodzinne może złożyć elektroniczną kopię takiego dokumentu, po uwierzytelnieniu jej w sposób określony w ust. 3b.

3d. W przypadku wniosku składanego w postaci elektronicznej, po wpisaniu do formularza wniosku numerów PESEL wnioskodawcy i członków jego rodziny, formularz wniosku może być uzupełniony o dane zgromadzone w rejestrze PESEL w zakresie imion, nazwiska, miejsca urodzenia, daty urodzenia, stanu cywilnego, obywatelstwa i płci wnioskodawcy i członków jego rodziny.

3e. Wniosku nie uzupełnia się o dane zgromadzone w rejestrze PESEL, jeżeli w oparciu o dane z rejestru PESEL i rejestru stanu cywilnego nie można stwierdzić stopnia pokrewieństwa pomiędzy osobą występującą o przyznanie świadczeń rodzinnych a członkami jej rodziny.

3f. W przypadku niezgodności ze stanem faktycznym danych uzupełnionych z rejestru PESEL zawartych w formularzu wniosku osoba występująca o przyznanie świadczeń rodzinnych wskazuje w formularzu wniosku poprawne dane.

4. Do wniosku należy dołączyć odpowiednio:

1) zaświadczenia lub oświadczenia dokumentujące wysokość innych dochodów niż dochody podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach określonych w art. 27, art. 30b, art. 30c, art. 30e i art. 30f ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, dotyczące każdego członka rodziny;

2) (uchylony)

3) zaświadczenia lub oświadczenia oraz dowody niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych:

a) prawomocne orzeczenie sądu rodzinnego stwierdzające przysposobienie lub zaświadczenie sądu rodzinnego lub ośrodka adopcyjnego o prowadzonym postępowaniu sądowym w sprawie o przysposobienie dziecka,

b) prawomocne orzeczenie sądu orzekające rozwód lub separację,

c) orzeczenie sądu rodzinnego o ustaleniu opiekuna prawnego dziecka,

ca) zaświadczenie odpowiednio organizatora rodzinnej pieczy zastępczej, powiatowego centrum pomocy rodzinie albo podmiotu, o którym mowa w art. 190 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2025 r. poz. 49), o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej, rodzinnym domu dziecka, placówce opiekuńczo-wychowawczej, regionalnej placówce opiekuńczo-terapeutycznej albo interwencyjnym ośrodku preadopcyjnym, wraz z datą umieszczenia – w przypadku gdy wnioskodawcą jest rodzina zastępcza, osoba prowadząca rodzinny dom dziecka, dyrektor placówki opiekuńczo-wychowawczej, dyrektor regionalnej placówki opiekuńczo-terapeutycznej albo dyrektor interwencyjnego ośrodka preadopcyjnego,

d) oświadczenie o uczęszczaniu dziecka lub osoby uczącej się do szkoły lub szkoły wyższej,

e) zaświadczenie pracodawcy albo oświadczenie o okresie, na który został udzielony urlop wychowawczy, oraz o okresach zatrudnienia,

ea) zaświadczenie, o którym mowa w art. 17c ust. 3b,

f) inne dokumenty potwierdzające spełnianie warunków do przyznania lub ustalenia wysokości świadczenia rodzinnego będącego przedmiotem wniosku.

4a. (uchylony)

4aa. Jeżeli w stosunku do osoby ubiegającej się lub pobierającej świadczenie pielęgnacyjne wystąpią wątpliwości dotyczące sprawowania opieki, o której mowa w art. 17 ust. 1, organ właściwy oraz wojewoda mogą zwrócić się do kierownika ośrodka pomocy społecznej, a w przypadku przekształcenia ośrodka pomocy społecznej w centrum usług społecznych na podstawie przepisów ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o realizowaniu usług społecznych przez centrum usług społecznych – do dyrektora centrum usług społecznych, o przeprowadzenie rodzinnego wywiadu środowiskowego, o którym mowa w ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1283 i 1572 oraz z 2025 r. poz. 620 i 718), w celu weryfikacji tych wątpliwości.

4b. W przypadku, o którym mowa w ust. 4aa, organ właściwy oraz wojewoda mogą wystąpić do ośrodka pomocy społecznej, a w przypadku przekształcenia ośrodka pomocy społecznej w centrum usług społecznych na podstawie przepisów ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o realizowaniu usług społecznych przez centrum usług społecznych – do centrum usług społecznych, o udzielenie informacji o okolicznościach dotyczących sprawowania opieki, o której mowa w art. 17 ust. 1, jeżeli okoliczności te zostały ustalone w rodzinnym wywiadzie środowiskowym przeprowadzonym nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem otrzymania przez ośrodek pomocy społecznej albo centrum usług społecznych wniosku o udzielenie informacji.

4c. Przepis ust. 4b stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy:

1) organ właściwy upoważnił do prowadzenia postępowania w sprawie świadczeń rodzinnych kierownika ośrodka pomocy społecznej, a w przypadku przekształcenia ośrodka pomocy społecznej w centrum usług społecznych na podstawie przepisów ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o realizowaniu usług społecznych przez centrum usług społecznych – dyrektora centrum usług społecznych, lub kierownika innej jednostki organizacyjnej gminy, lub inną osobę na wniosek kierownika ośrodka pomocy społecznej, a w przypadku przekształcenia ośrodka pomocy społecznej w centrum usług społecznych na podstawie przepisów ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o realizowaniu usług społecznych przez centrum usług społecznych – dyrektora centrum usług społecznych, lub kierownika innej jednostki organizacyjnej gminy;

2) wojewoda upoważnił do załatwiania w jego imieniu spraw dotyczących realizacji świadczeń rodzinnych w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego pracownika urzędu wojewódzkiego.

4d. W przypadku utraty dochodu lub uzyskania dochodu do wniosku o świadczenia rodzinne należy dołączyć dokumenty potwierdzające ich utratę lub uzyskanie oraz ich wysokość.

4e. (uchylony)

4f. (uchylony)

4g. (uchylony)

5. Minister właściwy do spraw rodziny określi, w drodze rozporządzenia, sposób i tryb postępowania w sprawach o przyznanie świadczeń rodzinnych oraz szczegółowy zakres informacji, jakie mają być zawarte:

1) we wniosku o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych,

2) w oświadczeniach niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych, w tym oświadczeniach o dochodach członków rodziny – kierując się koniecznością zapewnienia prawidłowego przebiegu postępowania w sprawach o przyznanie świadczeń rodzinnych oraz dokumentacji niezbędnej do sprawnej realizacji, również drogą elektroniczną, zadań w zakresie świadczeń rodzinnych.

5a. Ilekroć w postępowaniach w sprawach o przyznanie świadczeń rodzinnych jest wymagane potwierdzenie następujących okoliczności:

1) uczęszczanie dziecka lub osoby uczącej się do szkoły lub szkoły wyższej,

2) wysokość dochodu rodziny lub członków rodziny uzyskanego przez rodzinę lub członków rodziny w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy, w tym dochodów, o których mowa w ust. 4 pkt 1,

3) wielkość gospodarstwa rolnego,

4) nieponoszenie opłaty za pobyt członka rodziny w instytucji zapewniającej całodobowe utrzymanie,

5) termin i okres, na jaki został udzielony przez pracodawcę urlop wychowawczy, oraz okresy zatrudnienia,

6) niekorzystanie z całodobowej opieki nad dzieckiem umieszczonym w specjalnym ośrodku szkolno-wychowawczym – osoba ubiegająca się o przyznanie świadczenia rodzinnego przedkłada zaświadczenie albo oświadczenie.

5b. (uchylony)

5c. Oświadczenia, o których mowa w ust. 5a, składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”. Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań.

5d. Minister właściwy do spraw rodziny może określić oraz zamieścić na swojej stronie Biuletynu Informacji Publicznej wzory:

1) wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych;

2) oświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych, w tym oświadczeń o dochodach członków rodziny.

6. Minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, określi, w drodze rozporządzenia:

1) opis systemów teleinformatycznych stosowanych w urzędach administracji publicznej realizujących zadania w zakresie świadczeń rodzinnych, zawierający strukturę systemu, wymaganą minimalną funkcjonalność systemu oraz zakres komunikacji między elementami struktury systemu, w tym zestawienie struktur dokumentów elektronicznych, formatów danych oraz protokołów komunikacyjnych i szyfrujących, o których mowa w art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,

2) wymagania standaryzujące w zakresie bezpieczeństwa, wydajności i rozwoju systemu,

3) sposób postępowania w zakresie stwierdzania zgodności oprogramowania z opisem systemu – mając na uwadze zapewnienie spójności systemów teleinformatycznych stosowanych w urzędach administracji publicznej do realizacji zadań w zakresie świadczeń rodzinnych, w szczególności w zakresie jednorodności zakresu i rodzaju danych, która umożliwi ich scalanie w zbiór centralny, a także zachowanie zgodności z minimalnymi wymogami i sposobem stwierdzania zgodności oprogramowania, określonymi na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

6a. Minister właściwy do spraw rodziny jest obowiązany do utworzenia i prowadzenia systemu teleinformatycznego umożliwiającego ubieganie się o świadczenia rodzinne drogą elektroniczną oraz zapewnienia funkcjonowania tego systemu. Uwierzytelnianie użytkowników w systemie teleinformatycznym wymaga użycia profilu zaufanego, profilu osobistego, innego środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1725), adekwatnie do poziomu bezpieczeństwa środka identyfikacji elektronicznej wymaganego dla usług świadczonych w tym systemie, danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi online, albo innych technologii, jeżeli zostaną udostępnione w tym systemie.

7. Organy właściwe do realizacji ustawy używają oprogramowania, które jest zgodne z wymaganiami określonymi w przepisach wydanych na podstawie ust. 6. Wojewoda oraz minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego realizują ustawę za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego nieodpłatnie przez ministra właściwego do spraw rodziny.

8. Minister właściwy do spraw rodziny jest obowiązany utworzyć rejestr centralny obejmujący następujące informacje gromadzone na podstawie przepisów ustawy przez organy właściwe i wojewodów podczas realizacji zadań w zakresie świadczeń rodzinnych:

1) dane dotyczące osób pobierających świadczenia rodzinne, osób ubiegających się o świadczenia rodzinne oraz członków ich rodzin:

a) imię i nazwisko,

b) datę urodzenia,

c) adres miejsca zamieszkania lub pobytu,

d) miejsce zamieszkania lub pobytu,

e) numer PESEL,

ea) informację o dacie nadania i utraty statusu UKR, o którym mowa w art. 8 pkt 24a lit. d ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności,

f) numer dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają numeru PESEL,

g) stan cywilny,

h) obywatelstwo,

i) stopień pokrewieństwa z członkami rodziny,

j) informacje o uczęszczaniu dziecka lub osoby uczącej się do szkół i placówek oświatowych, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. z 2024 r. poz. 152, 858, 1572 i 1933 oraz z 2025 r. poz. 1019), okresie uczęszczania, typie lub rodzaju instytucji oraz nazwie i adresie siedziby instytucji, do której dziecko lub osoba ucząca się uczęszcza,

ja) orzeczenie o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności,

jb) informacje o prawie do świadczeń opieki zdrowotnej,

jc) informacje o rozliczaniu się z podatku dochodowego od osób fizycznych,

jd) informacje o uczęszczaniu dziecka lub osoby uczącej się do szkoły wyższej, okresie uczęszczania oraz nazwie i adresie siedziby szkoły wyższej, do której dziecko lub osoba ucząca się uczęszcza,

je) informacje o pobieraniu dodatku pielęgnacyjnego,

k) liczbę, rodzaj i wysokość wypłaconych świadczeń,

l) płeć,

m) dochody,

n) organ, do którego złożono wniosek, rodzaj wnioskowanego świadczenia oraz datę złożenia wniosku,

9. Informacje, o których mowa w ust. 8, są przetwarzane przez ministra właściwego do spraw rodziny i wojewodów w celu monitorowania realizacji świadczeń rodzinnych oraz w celu umożliwienia organom właściwym i wojewodom weryfikacji prawa do świadczeń rodzinnych oraz przez podmioty wymienione w ust. 10 w celu, w którym informacje te zostały im udostępnione. Organy właściwe i wojewodowie przekazują dane do rejestru centralnego, wykorzystując oprogramowanie, o którym mowa w ust. 7.

10. Informacje zawarte w rejestrze centralnym, o którym mowa w ust. 8, udostępnia się, w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań ustawowych, następującym podmiotom:

1) organowi właściwemu i wojewodzie – w celu weryfikacji danych dotyczących osób ubiegających się o świadczenia rodzinne, osób pobierających świadczenia rodzinne oraz członków ich rodzin;

2) organowi właściwemu dłużnika, o którym mowa w art. 2 pkt 9 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2025 r. poz. 438 i 620), i organowi właściwemu wierzyciela, o którym mowa w art. 2 pkt 10 tej ustawy – w celu weryfikacji danych dotyczących osób ubiegających się o świadczenia z funduszu alimentacyjnego, osób pobierających świadczenia z funduszu alimentacyjnego i członków ich rodzin oraz danych dotyczących dłużników alimentacyjnych;

3) jednostkom organizacyjnym pomocy społecznej prowadzonym przez jednostki samorządu terytorialnego – w celu weryfikacji danych dotyczących osób ubiegających się o świadczenia z pomocy społecznej, osób pobierających świadczenia z pomocy społecznej oraz członków ich rodzin;

4) powiatowym i wojewódzkim zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności – w celu weryfikacji danych dotyczących osób ubiegających się o wydanie orzeczenia o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności i osób posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności;

4a) (uchylony)

5) Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych – w celu weryfikacji danych dotyczących osób ubiegających się o świadczenie wychowawcze, o którym mowa w ustawie z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2024 r. poz. 1576 oraz z 2025 r. poz. 619), osób pobierających to świadczenie oraz członków ich rodzin;

6) organowi realizującemu świadczenie dobry start – w celu weryfikacji danych dotyczących osób ubiegających się o to świadczenie, osób pobierających to świadczenie oraz członków ich rodzin;

7) ministrowi właściwemu do spraw pracy – w celu weryfikacji danych dotyczących osób ubiegających się o status bezrobotnego lub zasiłek dla bezrobotnych.

10a. Organy właściwe i wojewodowie, wykorzystując systemy teleinformatyczne, o których mowa w ust. 7, przekazują do rejestru centralnego, o którym mowa w ust. 8, również adres poczty elektronicznej wskazany we wniosku o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych.

10b. Minister właściwy do spraw rodziny przetwarza dane w zakresie adresu poczty elektronicznej wskazanego we wniosku o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych w celu przekazywania informacji związanych z uprawnieniami dla rodzin. Przepisy ust. 11 i 13 stosuje się odpowiednio.

11. Minister właściwy do spraw rodziny przechowuje informacje w rejestrze centralnym, o którym mowa w ust. 8, przez okres 10 lat od dnia zaprzestania udzielania świadczeń, z wyjątkiem informacji dotyczących osób, którym świadczenie nie zostało przyznane, które przechowuje się przez okres 1 roku od dnia, w którym decyzja w sprawie świadczenia stała się ostateczna, lub od dnia pozostawienia wniosku o ustalenie prawa do świadczenia bez rozpatrzenia.

12. Podmioty wymienione w ust. 10 przechowują informacje, o których mowa w ust. 8, przez okres 10 lat od dnia ich udostępnienia z rejestru centralnego, o którym mowa w ust. 8, z wyjątkiem informacji dotyczących osób, którym świadczenie nie zostało przyznane albo którym wydane zostało orzeczenie o niezaliczeniu do osób niepełnosprawnych lub o odmowie ustalenia stopnia niepełnosprawności, które przechowuje się przez okres 1 roku od dnia, w którym decyzja w sprawie świadczenia albo wydania orzeczenia stała się ostateczna, lub od dnia pozostawienia wniosku o ustalenie prawa do świadczenia albo o wydanie orzeczenia bez rozpatrzenia.

13. Informacje, o których mowa w ust. 8, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania, o których mowa w ust. 11 i 12.

14. Minister właściwy do spraw rodziny udostępnia ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych, na jego żądanie, dane, o których mowa w ust. 8, w celu niezbędnym do wykonywania zadań analitycznych. Minister właściwy do spraw finansów publicznych dokonuje pseudonimizacji udostępnionych danych.

15. Minister właściwy do spraw informatyzacji po otrzymaniu od ministra właściwego do spraw rodziny informacji dotyczących osób uprawnionych do świadczeń rodzinnych i członków ich rodzin niezwłocznie przekazuje posiadane dane z rejestru PESEL w zakresie określonym w ust. 8 pkt 1 lit. q oraz informacje, o których mowa w art. 8 pkt 26 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2025 r. poz. 274 i 1006).