1. W ramach rozszerzonego sprawdzenia przeszłości:
1) podmiot przeprowadzający rozszerzone sprawdzenie przeszłości, o którym mowa w art. 189c ust. 3 pkt 1–4,
2) Prezes Urzędu, na wniosek podmiotu przeprowadzającego rozszerzone sprawdzenie przeszłości, o którym mowa w art. 189c ust. 3 pkt 5–7 – zwani dalej „podmiotami sprawdzającymi”, składają do komendanta oddziału Straży Granicznej właściwego miejscowo ze względu na siedzibę podmiotu sprawdzającego wniosek o udzielenie informacji o istnieniu negatywnych przesłanek albo o ich braku, zwany dalej „wnioskiem o sprawdzenie”.
2. Wniosek o sprawdzenie oraz wniosek, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, zawierają:
1) datę złożenia;
2) nazwę podmiotu sprawdzającego;
3) nazwę oddziału Straży Granicznej, do którego jest składany wniosek – w przypadku wniosku o sprawdzenie;
4) podstawę prawną;
5) informacje dotyczące osoby podlegającej sprawdzeniu obejmujące:
a) imię i nazwisko,
b) imię ojca,
c) datę urodzenia,
d) obywatelstwo,
e) płeć,
f) numer PESEL, jeżeli osoba podlegająca sprawdzeniu go posiada;
6) rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości, na podstawie którego ustalono tożsamość osoby podlegającej sprawdzeniu;
7) nazwę podmiotu, na rzecz którego osoba podlegająca sprawdzeniu wykonuje albo będzie wykonywać środki kontroli w zakresie ochrony;
8) numer REGON podmiotu, na rzecz którego osoba podlegająca sprawdzeniu wykonuje albo będzie wykonywać środki kontroli w zakresie ochrony.
3. W przypadku przeprowadzania rozszerzonego sprawdzenia przeszłości żołnierzy, funkcjonariuszy i pracowników służb państwowych, służb granicznych i policyjnych państw członkowskich Unii Europejskiej, wykonujących lub mających wykonywać zadania w ramach strefy zastrzeżonej lotniska albo zadania związane z ochroną ruchu lotniczego, wobec których przełożony potwierdził brak negatywnych przesłanek, nie występuje się z wnioskiem o sprawdzenie.
4. Podmiot sprawdzający składa wniosek o sprawdzenie w formie pisemnej w postaci elektronicznej za pośrednictwem aplikacji dostępowej „Weryfikacja negatywnych przesłanek – Straż Graniczna”, zwanej dalej „aplikacją WNP-SG”.
5. Podmiot sprawdzający może, w formie pisemnej, upoważnić pracownika tego podmiotu do składania w jego imieniu wniosku o sprawdzenie. W przypadku udzielenia upoważnienia podmiot sprawdzający informuje o tym, w formie pisemnej, komendanta oddziału Straży Granicznej właściwego miejscowo ze względu na siedzibę podmiotu sprawdzającego.
6. Komendant Główny Straży Granicznej przyznaje i cofa uprawnienia dostępu do aplikacji WNP-SG podmiotowi sprawdzającemu lub osobie przez niego upoważnionej na wniosek podmiotu sprawdzającego złożony w formie pisemnej do Komendanta Głównego Straży Granicznej za pośrednictwem komendanta oddziału Straży Granicznej właściwego miejscowo ze względu na siedzibę podmiotu sprawdzającego.
7. Wniosek, o którym mowa w ust. 6, zawiera:
1) nazwę podmiotu sprawdzającego;
2) informację, czy dotyczy przyznania czy cofnięcia uprawnień dostępu do aplikacji WNP-SG;
3) dane użytkownika aplikacji WNP-SG: imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej i numer telefonu kontaktowego;
4) dane osoby uprawnionej do jego złożenia: imię, nazwisko, pełnioną funkcję i numer telefonu kontaktowego;
5) datę i podpis osoby uprawnionej do jego złożenia.
8. Aplikacja WNP-SG jest przeznaczona wyłącznie do składania wniosków o sprawdzenie i może być wykorzystywana tylko w siedzibie podmiotu sprawdzającego.
9. Dane osobowe uzyskane w związku ze złożeniem wniosku o sprawdzenie są:
1) gromadzone w systemie Straży Granicznej przeznaczonym do przetwarzania tego typu danych;
2) przetwarzane na zasadach i warunkach określonych w ustawie z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2023 r. poz. 1206);
3) przetwarzane przez okres 10 lat od dnia stwierdzenia przez komendanta oddziału Straży Granicznej istnienia negatywnych przesłanek albo upływu ważności informacji o braku negatywnych przesłanek lub zakończenia powtórnych ustaleń, o których mowa w art. 189f.
10. W przypadku wystąpienia awarii aplikacji WNP-SG lub wystąpienia po stronie podmiotów sprawdzających innych, nadzwyczajnych, niezawinionych okoliczności, które uniemożliwiają złożenie wniosku o sprawdzenie, dopuszcza się złożenie takiego wniosku w sposób inny niż za pośrednictwem aplikacji WNP-SG po uprzednim uzgodnieniu z komendantem oddziału Straży Granicznej właściwym miejscowo ze względu na siedzibę podmiotu sprawdzającego.
11. Wniosek o sprawdzenie złożony przez osobę nieuprawnioną albo nieupoważnioną pozostawia się bez rozpoznania, informując o tym odpowiednio wnioskodawcę albo podmiot sprawdzający.